1. Latar Belakang
Perusahaan sering kacau karena strukturnya semrawut. Alur perintah dan tanggung jawab tidak jelas. Usaha pun lantas terhambat. Permasalahannya? Boleh jadi sistem kendali dalam organisasi perusahaan tersebut lemah.
Banyak perusahaan yang tidak efektif bukan karena kondisi eksternal tetapi lantaran struktur organisasinya kurang kokoh. Struktur ini hendaknya mencerminkan apa yang menjadi sasaran perusahaan, dan efisiensi pelaksanaan fungsi hendaknya menjadi patokan utama.
Efisiensi ini bisa dicapai bila perintah dan penugasan oleh eselon manajer dapat segera dilaksanakan oleh bawahan, dengan proses antara seminim mungkin. Pengarahan, briefing, dan instruksi hendaknya serba ringkas. Apa yang menjadi tanggung jawab bawahan pun hendaknya selalu jelas.
“Kemacetan” dalam jalannya organisasi kerap terjadi lantaran struktur yang menggambarkan jalur komando antara atasan dengan bawahan tidak seimbang. Ini bisa terjadi bila manajer harus mengawasi terlalu banyak atau terlalu sedikit bawahan. Jadi, persoalannya, adalah dalam hal rentang kendali (span of control).
Pengawasan terhadap anak buah memang utama dalam mengelola organisasi karena manajer mempunyai fungsi “actuating”, yakni memunculkan gerakan atau pelaksanaan. Tak dapat dibantah bahwa pada dasarnya merekalah yang menggerakkan perusahaan secara langsung.
Keadaan sebaliknya dapat terjadi dan juga menyebabkan roda perusahaan “macet”. Rentang kendali terlalu sempit, struktur menjadi tinggi. Artinya, sedikit saja bawahan yang bisa lapor langsung kepada atasan. Laporan dari bawahan pun terpaksa melewati beberapa jenjang karena banyaknya lapisan antara pelaksana dengan pimpinan. Ini bisa membuat manajer menjadi terisolasi dari bawahan yang melaksanakan tugas-tugas spesifik. Perkembangan pelaksanaan pun tak bisa diawasi secara langsung.
Oleh karena itu, kita harus dapat memahami betul tentang struktur dasar dari sebuah organisasi sehingga segala sesuatu yang berdasarkan organisasi dapat dilaksanakan dengan sebaik mungkin tanpa adanya suatu ketidakstabilan didalam organisasi tersebut.
Dalam penulisan ini, penulis mencoba memaparkan apa saja yang dibutuhkan untuk membangun sebuah organisasi yang baik. Diharapkan sedikit pengetahuan penulis tentang organisasi dapat dijadikan acuan kepada pembaca yang ingin membangun suatu organisasi yang kokoh, kompak, dan terjaga keutuhannya.
2. Masalah
Kerapkali kita menemui atasan yang “kebanjiran” urusan. Begitu banyak permasalahan yang lewat meja dia, dalam arti butuh penanganan olehnya. Entah itu sekedar atas sepengetahuannya, atau butuh pendapatnya, atau malah perlu restu (approval) yang harus dipertanggungjawabkan olehnya. Apa pun, gejala seperti ini kira-kira disebabkan oleh struktur yang tidak seimbang. Terlalu banyak bawahan yang melapor langsung padanya.
Keadaan ini memang memungkinkan atasan memperoleh informasi dari lebih banyak orang, sehingga sepertinya ia punya gambaran yang lebih menyeluruh tentang segala kejadian dalam perusahaan. Tetapi, perlu ditanya, apakah seorang manajer perlu mendapat laporan langsung dari 12-15 bawahan di mana masing-masing punya pekerjaan yang saling berbeda. Dengan kondisi seperti ini, manajer lantas mempunyai rentang kendali yang terlalu luas. Konsekuensinya, kontrol terhadap tiap aktivitas yang diawasinya pun menjadi lebih sedikit.
Bahaya yang lebih besar dalam situasi seperti ini terdapat dalam tahap implementasi. Karena banyak lapisan yang harus dilewati antara instruksi dengan pelaksanaan maka boleh jadi keputusan dan kebijaksanaan malah dibuat di tingkat-tingkat yang berbeda. Jika pembuatan keputusan/kebijaksanaan ini sesuai dengan pengarahan dari pimpinan, mungkin tidak apa-apa. Hanya, dalam segala perumusan yang menyangkut penugasan, maka faktor salan tafsir bisa saja muncul, yang tentunya bisa melencengkan pelaksanaan dari tujuan semula.
3. Landasan Teori
Struktur yang berlapis-lapis memang diperlukan agar beban kerja bisa didistribusikan secara efisien dan sistematis. Namun struktur yang kelewat tinggi dalam arti terlalu hirarkis menyebabkan birokrasi tak lagi rasional. Terlalu banyak paperwork yang beredar dari satu meja ke meja lain sebelum ada pelaksanaan konkrit. Demikian pula laporan dari bawah lamban sekali mencapai tingkat yang sebenarnya harus menanggapi. Organisasi lantas sulit bereaksi terhadap berbagai situasi menantang. la stagnan dan tidak adaptif. Efisiensi dan efektivitasnya rendah.
Ada kemungkinan gejala yang sama terjadi di perusahaan yang ada sekarang ini. Bila demikian keadaannya, maka yang perlu dilakukan adalah mengkaji ulang dan menilai kembali efektivitas struktur yang ada. Tanyakan, sejauh apa struktur dan komponen-komponennya dari segi fungsi telah merijawab tuntutan misi dan tujuan perusahaan? Apakah sekian banyak jabatan yang ada proporsional dengan beban kerja yang benar-benar ada dan perlu ditangani?
Apakah pembagian tugas, yang tercermin dalam job description, sudah jelas dan tidak tumpang tindih? Apakah arus informasi vertikal (atas-bawah) ataupun horizontal efisien? Atau terpaksa mentok ke mana-mana? Bagaimana dengan masalah tanggung jawab? Jelaskah siapa yang bertanggung jawab atas apa?
Pertanyaan-pertanyaan yang sifatnya umum di atas sekedar untuk memperoleh gambaran kasar mengenai kondisi suatu perusahaan. Namun, bila dari situ saja sudah terdapat banyak jawaban negatif, maka kiranya sudah waktunya dilakukan review yang lebih sistematis dan mendetail.
Yang harus selalu menjadi pedoman: struktur harus melayani kepentingan organisasi. Struktur itu harus terbentuk dan berkembang untuk dan demi tujuan perusahaan maupun sasaran-sasaran spesifiknya. Boleh saja struktur, diatur berdasar fungsi. Bisa juga berdasarkan wilayah operasi. Atau, kalau memang itu tuntutannya, berdasarkan proyek atau pekerjaan tertentu. Apa pun, struktur itu harus efisien dalam proses dan efektif dalam hasil.
Jika struktur perusahaan tidak begitu, dalam arti lamban dan tidak tanggap, mau tak mau harus dilakukan tindakan drastis. Jangan segan untuk reorganisasi atau restrukturisasi.
4. Pembahasan Masalah
Dalam membangun suatu organisasi hal yang paling utama adalah adanya loyalitas. Sebisa mungkin ajaklah orang-orang yang memiliki loyalitas tinggi terhadap suatu pekerjaan untuk membangun organisasi tersebut. Carilah orang yang mempunyai tingkat militansinya tinggi, sehingga ketika organisasi itu terbentuk maka tujuan awal dari didirikannya organisasi itu dapat terlaksana.
Suatu organisasi akan terus maju bila ada orang yang bekerja sama di dalamnya secara kompak. Mereka yang memiliki kemampuan yang berbeda namun mempunyai tujuan yang sama. Mereka loyal terhadap organisasi dan Sang Founding Father yang memimpinnya. Dengan hanya beberapa orang saja yang loyal suatu organisasi akan selalu ada dan terus maju.
Keragaman kemampuan menjadi modal selanjutnya untuk terus membangun organisasi lebih maju lagi. Bagi seorang pemimpin sudah menjadi tugasnya dalam mengetahui dan memilah-milah kemampuan anggotanya sehingga dapat menempatkan para anggotanya sesuai dengan keahlian masing-masing.
Melihat orang Indonesia yang cenderung humoris jangan buat suatu organisasi yang kita pimpin terlalu serius sehingga suasana organisasi terlihat mencekam, para anggota menjadi merasa tertekan akan aturan-aturan yang berlaku. Buatlah santai, seakan-akan para anggota tidak merasa sedang berorganisasi. Artinya para anggota tidak merasa disibukan oleh organisasi yang sedang dijalaninya.
Organisasi yang mengalir akan membuat para anggotanya merasa senang karena mereka hanya di tuntut kesediannya dalam membangun suatu organisasi sesuai dengan keadaan hati mereka. Tidak ada paksaan, sehingga mereka dapat dengan ikhlas menjalaninya.
Sebagai seorang pemimpin (Founding Father) harus mampu membangun suatu organisasi yang berasal dari hati nurani. Sehingga keikhlasan selalu menyertainya dan dengan sendirinya para anggota akan sadar akan kedudukannya masing-masing yang telah di embankan oleh seorang pemimpin. Selanjutnya tugas, fungsi dan peran mereka akan di jalaninya tanpa harus ada perintah yang bersifat memaksa.
Dengan begitu kita dapat menyimpulkan beberapa tahap yang harus di lakukan dalam membangun suatu organisasi. Dimulai dari adanya loyalitas, pembagian tugas yang sesuai dengan kemampuannya masing-masing dan menjalani organisasi secara santai (tidak ada paksaan) dengan harapan suatu organisasi bisa dapat di bangun berdasarkan keikhlasan dari para anggotanya.
Dari berbagai sumber yang penulis sudah pernah baca dan pahami, dalam membangun organisasi yang baik dan efektif diperlukan 7 dasar pokok yang harus dipenuhi. Jika ketujuh dasar pokok itu terpenuhi maka organisasi yang terbentuk akan selalu kokoh serta kompak sesuai dengan tujuan awal dari organisasi tersebut. Adapun ketujuh dasar pokok tersebut seperti dijabarkan dibawah ini :
Yang pertama harus dimiliki suatu organisasi adalah nilai & visi, Nilai dan visi adalah suatu tujuan yang akan digunakan sebagai target yang harus di capai oleh suatu organisasi. Jika nilai & visi organisasi tidak ada maka organisasi itu akan rusak, karena tidak memiliki tujuan yang jelas.
Yang kedua adalah misi, Misi yaitu hal-hal yang harus di lakukan untuk mencapai suatu visi (tujuan).Tanpa ada misi yang jelas, visi tidak akan pernah tercapai, Maka dari itu visi dan misi sangat berkaitan satu sama lain. Jika tidak memiliki misi maka organisasi tidak akan pernah mencapai visi yang diinginkan bahkan mendekati pun tidak.
Yang ketiga adalah aturan - aturan yaitu batasan-batasan yang harus dimiliki organisasi. Jika suatu organisasi tidak memiliki aturan yang jelas maka bisa terjadi penyimpangan yang dapat merugikan organisasi. Bahkan akan menimbulkan konflik kepentingan, dimana setiap anggotanya hanya menginginkan keuntungan individual.
Yang keempat adalah Profesionalisme, Profesionalisme adalah bagaimana cara organisasi itu bertindak. Suatu organisasi dapat berhasil jika memiliki sikap dan sifat profesionalisme. Karena dengan sikap profesional organisasi tersebut akan memiliki citra baik di mata orang lain, dan akan menimbulkan rasa percaya dari klien dan juga rekan-rekan organisasi tersebut.
Yang kelima adalah Insentif. Insentif adalah bonus atau hadiah. Insentif sangat di butuhkan oleh anggota dari suatu organisasi bila dia melakukan tugas dengan sangat baik.
Yang keenam adalah Sumber Daya, Jika suatu organisasi kehilangan sumber daya maka organisasi tersebut tidak akan bisa bergerak dengan baik. Bisa di bilang sumber daya bagaikan supply oksigen bagi kelangsungan hidup manusia, tapi sumber daya juga bisa di cari penggantinya. Jika tidak di temukan lagi sumber daya maka organisasi tersebut akan frustasi dan cenderung akan mengalami penurunan fungsi ke depannya.
Yang ketujuh adalah Rencana Kerja. Rencana kerja merupakan susunan kegiatan yang akan dilakukan oleh suatu organisasi. Karena bila tidak ada susunan kegiatan yang pasti dari sebuah organisasi,organisasi tersebut akan salah langkah dalam setiap kegiatan yang di lakukan.
Ketujuh aspek diatas merupakan hasil simpulan dari beberapa sumber yang pernah penulis baca. Tidak menutup kemungkinan ada aspek-aspek lain yang dibutuhkan selain dari ketujuh aspek diatas. Hal ini terbilang wajar karena organisasi terbentuk karena adanya suatu tujuan yang ingin dicapai secara bersama-sama. Tentunya tujuan dari organisasi yang satu mungkin saja berbeda dengan tujuan dari organisasi yang lainnya.
Sekarang bagaimana organisasi itu di katakan baik ?
Organisasi yang baik bisa di katakan organisasi yang terorganisir, organisasi yang mempunyai visi dan misi atau tujuan yang jelas , organisasi yang mempunyai perencanaan yang matang, organisasi yang mempunyai kreatifitas dan inofatif dalam membuat perencanaan, organisasi yang bisa berkembang sesuai dengan tujuan dan visi misi yang sudah menjadi kesepakatan.
Dewasa ini banyak sekali organisasi-organisasi yang tumbuh berkembang, namun jarang sekali diantara beberapa organisasi yang ada bisa bertahan dalam jangka waktu yang lama, mungkin karena beberapa hal yang bisa mempengaruhi sebuah organisasi itu bisa putus di tengah jalan atau mecet tidak bisa menyelesaikan program/tidak menuai hasil (gagal), ataukah karena perencanaan program itu dulunya tidak di pikirkan secara matang. Ataukah karena kurang kompak atau bagaimana ini? Bisa juga ini malah yang menjadi sebuah masalah yang harus di pecahkan.
Kerjasama yang baik bisa menjadi awal sebuah organisasi bisa berjalan dengan lancar dan baik, disamping itu juga perlu adanya komunikasi yang baik pula. Tanpa ada kerjasama dan komunikasi yang baik, sebuah organisasi tidak akan bisa bertahan lama,padahal suatu organisasi yang baik dilihat petama kali dari bisa bertahan lama ¨tidak cepat bubar¨ atau sebaliknya ¨konsisten¨.
Hal-hal yang menunjang organisasi bisa di katakan baik atau sukses adalah :
1. Kepemimpinan. Tanpa adanya pemimpinan yang punya sikap tanggap,tegas,tanggung jawab,kemampuan yang lebih,dan konsisten dengan tanggung jawab,sebuah organisasi tidak akan bisa maju dan baik.
2. Anggota atau pengurus di masing-masing program. Jika kepengurusan tidak bisa menjalankan tugas dan kewajiban dengan baik, organisasi juga tidak akan maju atau konsisten.
3. Tempat atau kantor. Sebuah organisasi yang baik juga di tunjukan dengan adanya sebuah kantor atau tempat ¨punya kantor¨.
4. Jaringan. Ini juga termasuk salah satu yang menunjang organisasi itu di katakan baik, banyaknya jaringan yang di bangun, ini semakin menunjukan organisasi itu bisa di katakan organisasi yang baik atau maju.
5. Komunikasi dalam organisasi. Jika dalam satu ruang organisasi tidak ada komunikasi yang baik, bahkan tidak ada keterbukaan dalam satu ruang yang beda pemikiran juga beda tujuan, sehingga tidak ada penyelesaian atau jalan keluar untuk memecahkan suatu masalah, organisasi itu tidak akan bisa bekerja dengan maksimal dan hasilnya juga tidak maksimal.
6. Managemen. Organisasi yang baik managemennya juga harus baik, tersusun dengan rapi dan terorganisir dengan baik.
7. Budaya dalam keorganisasian. Yang di maksud dengan budaya disini adalah kebiasaan-kebiasaan yang ada dalam organisasi,entah itu kebiasaan yang baik atau kebiasaan yang tidak baik,seperti tidak ada keseriusan dalam menjalankan tugas,mengabaikan waktu yang sudah menjadi kesepakatan ¨tidak tepat waktu¨,tidur di waktu jam kerja,dan lain-lainnya.
Mungkin masih banyak hal-hal yang menunjang sebuah organisasi itu bisa lebih baik,ini hanya beberapa hal saja yang bisa menunjang sebuah organisasi menjadi baik. Pengalaman saya dalam berorganisasi selama ini,banyak kelemahan-kelemahan yang tidak di mengerti dalam organisasi itu sendiri tidak ada kaca benggala, kebanyakan organisasi yang tidak bisa bertahan lama itu karena tidak punya tujuan atau konsep dan target yang jelas , seperti organisasi kepemudaan, dan organisasi masyarakat yang lainnya. Dalam berorganisasi harus punya rasa kekeluargaan yang tinggi, seperti punya rasa memiliki, saling bekerja sama, dan yang lainnya.
Jadi,di sini bisa disimpulkan bahwa organisasi yang baik adalah organisasi yang bisa konsisten dan punya hasil yang konkrit. Tanpa hasil yang konkrit, organisasi itu tidak bisa dikatakan organisasi yang baik, karena semuanya hanyalah sebuah program tanpa penyelesaian, disamping itu juga harus konsisten, organisasi yang tidak konsisten “macet di tengah perjalanan” berarti organisasi itu gagal menjalankan program, itu juga tidak baik.
5. Penutup
A. Kesimpulan dan Saran
Organisasi yang baik bisa di katakan organisasi yang terorganisir, organisasi yang mempunyai visi dan misi atau tujuan yang jelas , organisasi yang mempunyai perencanaan yang matang, organisasi yang mempunyai kreatifitas dan inofatif dalam membuat perencanaan, organisasi yang bisa berkembang sesuai dengan tujuan dan visi misi yang sudah menjadi kesepakatan.
suatu organisasi adalah nilai & visi,nilai dan visi adalah suatu tujuan yang di akan digunakan sebagai target yang harus di capai oleh suatu organisasi.Jika nilai & visi organisasi tidak ada maka organisasi itu akan rusak,karna tidak memiliki tujuan yang jelas.
Kerjasama yang baik bisa menjadi awal sebuah organisasi bisa berjalan dengan lancar dan baik, disamping itu juga perlu adanya komunikasi yang baik pula. Tanpa ada kerjasama dan komunikasi yang baik, sebuah organisasi tidak akan bisa bertahan lama,padahal suatu organisasi yang baik dilihat petama kali dari bisa bertahan lama ¨tidak cepat bubar¨ atau sebaliknya ¨konsisten¨.
Jadi, organisasi yang baik adalah organisasi yang bisa konsisten dan punya hasil yang konkrit. Tanpa hasil yang konkrit, organisasi itu tidak bisa dikatakan organisasi yang baik, karena semuanya hanyalah sebuah program tanpa penyelesaian, disamping itu juga harus konsisten, organisasi yang tidak konsisten “macet di tengah perjalanan” berarti organisasi itu gagal menjalankan program, itu juga tidak baik.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar